Trong bài viết trước, chúng ta đã cùng tìm hiểu về monday sales CRM - một giải pháp quản lý quan hệ khách hàng toàn diện, giúp theo dõi và quản lý quy trình bán hàng hiệu quả. monday sales CRM tích hợp các hoạt động marketing, sales và chăm sóc khách hàng vào một không gian duy nhất, hiện đại hóa quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Với giao diện thân thiện và nhiều công cụ mạnh mẽ, phần mềm này không chỉ tổ chức và giám sát mọi hoạt động bán hàng mà còn tối ưu hóa các quy trình từ quản lý khách hàng tiềm năng đến chốt đơn hàng.
Trong môi trường kinh doanh hiện đại hiện nay, việc sử dụng CRM trở thành yếu tố không thể thiếu trong chiến lược kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc sai lầm khi chỉ tập trung thu hút khách hàng mới mà quên đi việc nuôi dưỡng khách hàng hiện tại và cải thiện trải nghiệm mua hàng đầu tiên của họ. Là một giải pháp toàn diện, monday sales CRM không chỉ giúp tập trung hóa dữ liệu khách hàng, cải thiện giao tiếp & phối hợp nội bộ, mà còn xử lý "trọn gói" mọi hoạt động sau bán hàng trên một nền tảng duy nhất, tạo ra trải nghiệm mạnh mẽ và toàn diện.
Vậy chính xác thì CRM là gì và monday sales CRM có gì khác biệt so với các hệ thống CRM khác trên thị trường? Trong bài viết này, hãy cùng Rikkei Digital đi sâu vào tìm hiểu điều này thông qua việc khám phá 3 tính năng nổi bật của monday sales CRM và cách nền tảng này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng và cải thiện dịch vụ khách hàng.
CRM là gì?
CRM là viết tắt của cụm Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management). Nói đơn giản, CRM là công cụ giúp bạn quản lý mọi thông tin về khách hàng hiện tại và tiềm năng, từ thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, sở thích đến hành vi tương tác. Việc lưu trữ dữ liệu tập trung tại một nơi giúp các bộ phận như bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng dễ dàng truy cập, theo dõi mọi tương tác và nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng hiệu quả hơn.
7 lợi ích nổi bật của một phần mềm CRM?
Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có xu hướng quản lý dữ liệu khách hàng bằng excel hoặc Google Sheets. Tuy nhiên, có một sự thật rằng dù doanh nghiệp bạn ở bất kể quy mô nào, việc sử dụng phần mềm CRM phù hợp đều mang lại lợi ích to lớn. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:
- Tăng cường tính tổ chức và hiệu quả: Thay vì tốn thời gian tìm kiếm thông tin rải rác, các nhóm có thể truy cập dữ liệu khách hàng nhanh chóng từ một nơi duy nhất. Nhờ vậy, thời gian phản hồi cho các bên nhanh hơn, giao tiếp với khách hàng cũng suôn sẻ và hiệu quả hơn. Quản lý dễ dàng nắm bắt chi tiết cuộc họp, hồ sơ hỗ trợ mà không cần liên hệ với nhiều người.
- Dự đoán nhu cầu khách hàng chính xác: Dữ liệu hành vi cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về loại sản phẩm/dịch vụ nào đáp ứng nhu cầu khách hàng, yếu tố nào kích thích mua hàng và phản ứng của họ với các chương trình khuyến mãi trước đây. Nhờ "góc nhìn 360 độ" này, bạn có thể cá nhân hóa thông tin và tiếp cận khách hàng kịp thời, đúng sở thích, từ đó gia tăng sự hài lòng và lòng trung thành của họ.
- Nâng cao lòng trung thành của khách hàng: Nền tảng CRM ghi nhớ thời gian liên hệ gần nhất với từng khách hàng, nhắc nhở bạn quan tâm, chăm sóc những khách hàng trung thành một cách chu đáo. Đồng thời, hệ thống cũng hỗ trợ bạn ghi nhớ các cuộc hẹn, lịch trình theo dõi để đảm bảo luôn tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng.
- Quản lý dữ liệu hiệu quả: Phần mềm CRM giúp theo dõi dữ liệu khách hàng một cách chính xác và chi tiết, bao gồm thông tin nhân khẩu học, sở thích, lịch sử mua hàng. Nhờ vậy, công ty có thể sử dụng thông tin này để tinh chỉnh chiến lược marketing, nhắm mục tiêu khách hàng hiệu quả hơn.
- Tối ưu hóa quy trình bán hàng: Hệ thống CRM tự động hóa các tác vụ thông thường, giải phóng thời gian cho đội ngũ bán hàng tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
- Thúc đẩy cộng tác: Nhân viên từ các bộ phận khác nhau có thể truy cập dữ liệu khách hàng dễ dàng, hạn chế việc trao đổi thông tin lặp lại, nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban.
- Phân khúc khách hàng thông minh: CRM cho phép bạn phân chia khách hàng thành các nhóm theo tiêu chí cụ thể để nhắm mục tiêu hiệu quả. Việc xác định rõ ràng đối tượng khách hàng tiềm năng giúp bạn tăng tỷ lệ chuyển đổi.
Phần mềm CRM hoạt động như thế nào?
Mặc dù cách thức hoạt động bên trong của các hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) có thể khác nhau tùy model, nhưng quy trình cốt lõi vẫn giống nhau. Nó bao gồm các bước:
- Thu thập dữ liệu: CRM thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn như đăng ký khách hàng, lượt truy cập trang web, tương tác trên mạng xã hội và lịch sử mua hàng.
- Lưu trữ tập trung: CRM lưu trữ dữ liệu này trong một cơ sở dữ liệu trung tâm để các nhóm liên quan có thể truy cập.
- Phân tích tự động: CRM tự động phân tích dữ liệu thu thập được để nắm bắt hành vi và sở thích của khách hàng.
- Tự động hóa tác vụ: CRM tự động hóa các tác vụ thường xuyên như email, theo dõi và chấm điểm khách hàng tiềm năng, giúp các nhóm có thêm thời gian tập trung vào các công việc quan trọng khác.
- Hiển thị dữ liệu trực quan: CRM cung cấp các công cụ hiển thị dữ liệu giúp bạn dễ dàng theo dõi hiệu suất bán hàng, phân tích xu hướng và đưa ra quyết định sáng suốt về quy trình bán hàng và các hoạt động tiếp cận khách hàng sắp tới.
Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình bán hàng một cách có hệ thống?
Việc xây dựng quy trình bán hàng có hệ thống giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
-
Nghiên cứu từ
Sales Insights Lab cho thấy 50% khách hàng tiềm năng không phù hợp với doanh nghiệp.
-
Sử dụng hệ thống CRM kém chất lượng khiến 30% khách hàng tiềm năng không được theo dõi.
-
Quy trình bán hàng được xây dựng và thực hiện một cách chiến lược giúp bạn sàng lọc khách hàng tiềm năng tốt hơn, tăng tỷ lệ thành công.
-
Không có quy trình bán hàng hợp lý, bạn sẽ lãng phí thời gian và nguồn lực cho những khách hàng không phù hợp.
-
Phần mềm quản lý quy trình bán hàng hiệu quả sẽ tích hợp các tiêu chí sàng lọc giúp bạn tiết kiệm thời gian và tối đa hóa nỗ lực bán hàng.
Ngoài ra, một quy trình bán hàng có hệ thống giúp bạn cải thiện khả năng dự đoán chính xác doanh thu tiềm năng và nhu cầu về nguồn lực, hỗ trợ việc lập kế hoạch và ra quyết định tốt hơn. Các thành viên trong nhóm bán hàng cũng có thể phối hợp với nhau hiệu quả và đảm bảo rằng mọi người đều hướng đến mục tiêu chung. Đặc biệt, khi mọi dữ liệu được trực quan hóa trên một bảng báo cáo tổng quan, bạn sẽ dễ dàng xác định các điểm yếu trong quy trình bán hàng và thực hiện các thay đổi cần thiết để cải thiện.
monday sales CRM giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình bán hàng hiệu quả với 3 tính năng nổi bật như thế nào?
Với sự phức tạp ngày càng tăng của các doanh nghiệp hiện đại và sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường, việc xây dựng một chiến lược CRM không còn là sự lựa chọn, mà là điều cần thiết cho bất kỳ tổ chức nào.
Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa chiến lược và hệ thống CRM của doanh nghiệp mình? Hãy bắt đầu bằng việc khám phá xem monday sales CRM có thể làm được gì cho doanh nghiệp của bạn và cách mà nền tảng này tùy chỉnh để giúp bạn có được một quy trình bán hàng (sales pipeline) tốt hơn.
1. Pipeline Management (Quản lý pipeline)
Xây dựng quy trình bán hàng (pipeline) chỉ là bước khởi đầu, điều quan trọng là doanh nghiệp cần có chiến lược quản lý nó. Điều này bao gồm việc tinh gọn quy trình và thiết lập hệ thống theo dõi tiến độ các thỏa thuận (deals). Nếu không, mọi thứ sẽ nhanh chóng trở nên lộn xộn.
Giải pháp CRM phù hợp có thể giúp bạn ưu tiên khách hàng tiềm năng dựa trên các dữ liệu quan trọng như quy mô hợp đồng, mức độ tương tác, ngành nghề,... Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi tình trạng của từng thỏa thuận.
Các CRM hiện đại có tính linh hoạt cao, cho phép phác họa bất kỳ luồng giao dịch (deal flow) nào, bất kể mức độ phức tạp. Chẳng hạn, với monday sales CRM, bạn có thể dễ dàng xây dựng quy trình bán hàng và theo dõi tiến độ của từng thỏa thuận qua giao diện trực quan và nhiều màu sắc.
Ngoài ra, hệ thống này hoàn toàn tùy chỉnh được - bạn có thể thêm hoặc chỉnh sửa các giai đoạn và cột giao dịch, hoặc di chuyển các mục theo ý muốn để xây dựng và quản lý bất kỳ loại quy trình bán hàng nào.
Bạn cũng có thể dễ dàng quản lý nhiều quy trình bán hàng cùng lúc. Nếu bạn thích quản lý theo quy trình tuyến tính truyền thống, chế độ xem Kanban là lựa chọn lý tưởng. Nhờ khả năng hiển thị dữ liệu đa dạng, bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem chỉ với vài cú nhấp chuột. Biểu đồ phễu (Funnel Chart) cũng giúp bạn theo dõi luồng các giai đoạn giao dịch, từ mới, đến thành công hoặc thất bại.
Một trong những tính năng nổi bật trong Pipeline Management chính là Quản lý liên hệ (Contact Management). Đây là nơi bạn có thể lưu trữ và sắp xếp thông tin của tất cả khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện có tại một vị trí. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc giúp bạn hiểu rõ hơn về khách hàng, từ đó cá nhân hóa cách tiếp cận và chốt đơn hiệu quả.
monday sales CRM cho phép bạn lưu trữ không giới hạn số liên hệ và tạo hồ sơ chi tiết (hay còn gọi là "thẻ liên hệ") để nắm toàn bộ thông tin về từng khách hàng tiềm năng. Bạn có thể kết nối tất cả dữ liệu liên hệ từ một nơi và theo dõi mọi tương tác với khách hàng tiềm năng.
Một hệ thống CRM phù hợp không chỉ hỗ trợ đội ngũ bán hàng mà còn mang lại lợi ích cho toàn bộ tổ chức, bao gồm cả marketing. Khi đội ngũ marketing hoạt động chiến lược và hiệu quả hơn, đội ngũ bán hàng sẽ trực tiếp được hưởng lợi nhờ nguồn khách hàng tiềm năng chất lượng. Và khi đội bán hàng tập trung vào những khách hàng phù hợp, doanh nghiệp sẽ tận dụng tốt hơn nguồn lực và cải thiện đáng kể kết quả.
monday sales CRM giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp trong quy trình bán hàng bằng cách tích hợp các hoạt động email với CRM, bao gồm:
-
Tự động ghi lại email đã gửi
-
Theo dõi tương tác của khách hàng tiềm năng
-
Đồng bộ với Gmail hoặc Outlook để gửi và nhận email
-
Nhận thông báo khi khách hàng tiềm năng mở hoặc trả lời email
-
Sử dụng mẫu email được cá nhân hóa để tiết kiệm thời gian
2. Sales Operations - Quản lý hoạt động bán hàng
Quản lý hoạt động bán hàng liên quan đến việc phát triển và lãnh đạo đội ngũ bán hàng. Nó bao gồm tuyển dụng, đào tạo và giám sát nhân viên bán hàng để đảm bảo họ có những kỹ năng và kiến thức cần thiết. Người quản lý hoạt động bán hàng cũng chịu trách nhiệm thúc đẩy nhóm và cung cấp các nguồn lực cần thiết cho sự thành công của họ.
Bảng Headcount Planning trong monday sales CRM for Enterprise cho phép doanh nghiệp quản lý và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý cho từng dự án, công việc và khách hàng. Nhờ đó, nhà quản lý có thể:
-
Theo dõi trực quan: Lịch trình công việc, tiến độ thực hiện, trạng thái hiện tại và nguồn lực đang được phân bổ cho từng nhóm khách hàng khác nhau
-
Lên kế hoạch tuyển dụng: Hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi và quản lý quá trình tuyển dụng, onboarding nhân viên, đảm bảo có đủ nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu hoạt động và đạt được mục tiêu đề ra đúng hạn.
Đặt mục tiêu và chỉ tiêu bán hàng rõ ràng là nền tảng của quản lý hoạt động bán hàng. Trưởng nhóm bán hàng chịu trách nhiệm thiết lập hạn ngạch bán hàng, giám sát hiệu quả bán hàng và đảm bảo nhóm đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu. Việc truyền đạt mục tiêu và hạn ngạch rõ ràng là điều cần thiết để đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm đều biết chính xác những gì được mong đợi ở họ.
Chế độ xem cho Nhà quản lý trong bảng Sales Teams and Attainment cho phép các nhà quản lý theo dõi tổng quan các chỉ số, mục tiêu và tiến độ của các thành viên nhóm. Các cột được sắp xếp để hiển thị chi tiết vai trò của từng thành viên, tiếp theo là tổng mục tiêu hàng năm của họ và phân bổ theo tháng, quý.
Người quản lý hoạt động bán hàng cũng phải phân tích dữ liệu bán hàng để đưa ra quyết định sáng suốt và theo dõi hiệu suất của nhóm. Họ cần so sánh hiệu suất và tiến độ của quy trình với dự báo và mục tiêu bán hàng của họ. Và họ cần biết hiệu suất của từng nhân viên kinh doanh để tìm cách cải thiện và tiến gần hơn đến việc đạt được mục tiêu bán hàng.
Bằng cách sử dụng chế độ xem Dashboard trong bảng Sales Teams and Attainment người quản lý có thể nhanh chóng truy cập thông tin chi tiết họ cần.
Mặc dù dự báo doanh số bán hàng và theo dõi doanh thu là những thước đo tuyệt vời nhưng người quản lý bán hàng phải xác định chiến thuật nào hiệu quả, nhân viên bán hàng nào đang làm tốt và liệu đội ngũ bán hàng có đi đúng hướng để đạt được mục tiêu hay không. Bạn có thể thêm nhiều tiện ích tùy chỉnh khác trong bảng này để theo dõi:
Từ đó đối chiếu trực quan doanh thu thực tế so với dự báo.
3. Post-sale Management - Quản lý sau bán hàng
Sau khi chốt xong một giao dịch, doanh nghiệp vẫn cần phải thực hiện các hoạt động chăm sóc sau đó bao gồm:
-
Onboarding cho khách hàng hiện tại và khách hàng mới
-
Gửi báo giá và phối hợp với các bên liên quan trên tất cả các nhóm
-
Kiểm soát tình trạng thu tiền từ khách hàng, nắm tổng quan về khoản thu dự kiến và xác định những khoản cần ưu tiên theo dõi
monday sales CRM giúp bạn hệ thống hóa các quy trình này bằng tính năng Post-sale Management, bao gồm các bảng chuyên biệt thực hiện từng nhiệm vụ trong quy trình:
Kết luận
Việc lựa chọn phần mềm phù hợp đóng vai trò then chốt trong việc đưa đội ngũ bán hàng của doanh nghiệp đạt được thành công lớn hơn, nhất là trong bối cảnh kinh doanh hiện đại ngày nay.
Với monday sales CRM, doanh nghiệp có thể lưu trữ mọi dữ liệu khách hàng và vận hành bán hàng hiệu quả tại một nơi duy nhất. Nhờ giao diện trực quan cùng hệ thống báo cáo chi tiết, monday sales CRM cung cấp cho cả quản lý và nhân viên bán hàng những thông tin cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu.
Ngoài ra, với các tính năng có hỗ trợ AI, doanh nghiệp có thể:
-
Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả.
-
Tăng cường sự cộng tác giữa các bộ phận để mang đến trải nghiệm khách hàng tốt nhất.
-
Nắm bắt hiệu suất của từng cá nhân và nhóm để có chiến lược phát triển phù hợp.
-
Theo dõi tiến độ bán hàng và dự báo doanh số một cách chính xác với tính năng thông báo theo thời gian thực.
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu và sử dụng monday sales CRM, hãy để lại thông tin trong form bên dưới để được Rikkei Digital liên hệ và hỗ trợ bạn sớm nhất!
