Mass email hay còn gọi là Email hàng loạt đã xuất hiện từ trước khi Internet ra đời. Vào tháng 5 năm 1978, Giám đốc Marketing Gary Thuerk đã gửi một Email hàng loạt đến 397 tài khoản đăng ký trên ARPAnet, tiền thân của Internet, thuộc Bộ Quốc phòng Mỹ. Thông điệp trong email mời người nhận tham dự một buổi trình diễn sản phẩm máy tính, và kết quả là doanh số bán máy tính ước tính đã đạt từ 12 đến 14 triệu đô la cho Công ty Thiết bị Kỹ thuật số của Thuerk. Thuerk được tôn vinh là người sáng lập ra Email hàng loạt, mở ra một phương thức nhắn tin điện tử có mục tiêu.
Bài viết dưới đây sẽ tiếp nối di sản của Thuerk bằng cách định nghĩa Email hàng loạt trong thế giới kinh doanh hiện đại, chia sẻ những phương pháp tốt nhất để gửi thông điệp có mục tiêu và cách sử dụng tính năng Email hàng loạt của monday sales CRM để phân khúc và cá nhân hóa các chiến dịch email của bạn.
Mass Email hay Email hàng loạt là gì?
Email hàng loạt là việc gửi một lượng lớn email cho một nhóm người nhận cùng một lúc. Loại chiến dịch này cho phép doanh nghiệp tiếp cận một lượng khán giả rộng lớn với các thông điệp mục tiêu hoặc khuyến mãi, nhằm thu hút, thông báo hoặc thuyết phục người nhận thực hiện các hành động cụ thể. Email hàng loạt thường liên quan đến một nền tảng trung tâm, như CRM, để quản lý và tự động hóa quy trình, giúp doanh nghiệp giao tiếp với đối tượng mục tiêu trên quy mô lớn hơn.
Điều đầu tiên cần khẳng định đó là "Email hàng loạt không phải là thư rác". Trong một bài báo trên Computer World, Thuerk khẳng định: "Email hàng loạt tập trung vào những người nhận “có sự quan tâm rõ ràng hoặc đủ điều kiện đối với sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin bạn đang gửi.”
Sử dụng CRM giúp doanh nghiệp phân loại rõ ràng hai tệp khách hàng này (khách hàng tiềm năng mong muốn nhận email và tệp khách hàng không mong muốn), đảm bảo người nhận nhận được thông tin phù hợp vào thời điểm thích hợp.
Những phương pháp hay nhất để triển khai Email hàng loạt
Theo MailChimp, tỷ lệ mở email trung bình chỉ đạt 21,33% trên tất cả các ngành. Để tối ưu con số này và đảm bảo rằng Email hàng loạt của bạn gây được tiếng vang với đối tượng mục tiêu, doanh nghiệp có thể tham khảo 8 phương pháp triển khai hay nhất sau:
1. Để người nhận tự nguyện đăng ký
Chỉ nên gửi Email hàng loạt cho những khách hàng tiềm năng đã đồng ý nhận email từ bạn. Xây dựng danh sách email dựa trên sự cho phép sẽ giúp đảm bảo rằng người nhận có nhiều khả năng tương tác với nội dung của bạn hơn và giảm nguy cơ họ đánh dấu nó là thư rác.
2. Phân khúc khách hàng
Tạo các danh sách phân khúc khách hàng trong CRM dựa trên các tiêu chí như nhân khẩu học, sở thích, tương tác trước đó hoặc hành vi mua hàng, theo giai đoạn của hành trình người mua. Ví dụ: bạn có thể sử dụng tính năng tính điểm leads được tích hợp trong monday sales CRM để xác định các phân khúc khách hàng khác nhau, từ đó xác định được phương thức giao tiếp phù hợp với từng tệp khách hàng.
Phân khúc khách hàng càng chi tiết thì nhắm mục tiêu càng rõ ràng và chính xác hơn, giúp điều chỉnh thông điệp phù hợp để nuôi dưỡng sự quan tâm và tương tác của khách hàng.
3. Cá nhân hóa email
Cá nhân hóa email sẽ tăng cường mối liên kết giữa thương hiệu và khách hàng, giúp tăng cường khả năng chuyển đổi. Jacob Smailes, Nhà sáng lập và CEO của Baltic Digital Marketing cho biết: “Trong quá khứ, các doanh nghiệp thường tiếp cận email với tâm lý ‘spray & pray’, gửi Email hàng loạt với hy vọng rằng một số ít người sẽ mở và tương tác với chúng. Cách tiếp cận này không hiệu quả vì thiếu sự cá nhân hóa và liên quan, thường dẫn đến tỷ lệ mở và nhấp chuột thấp.”
*Spray & pray: gửi thông điệp cho tất cả khách hàng thuộc danh sách tiềm năng thay vì phân loại và cá nhân hóa thông điệp
Một báo cáo của Digiday và Jeeng về Tình trạng Cá nhân hóa cho thấy 3/4 marketers cá nhân hóa email của họ, nhưng có sự khác biệt lớn về những gì họ điều chỉnh. Ví dụ, 66% marketers sử dụng tên người nhận trong dòng tiêu đề, nhưng chỉ có 41% marketers đính kèm hình ảnh cá nhân hóa của khách hàng liên quan đến nhân khẩu học hoặc vị trí địa lý của họ.
Benjamin Tilley, Giám đốc Phát triển Kinh doanh tại Itineris tin rằng mỗi chi tiết cá nhân hóa dù là nhỏ cũng đều mang lại hiệu quả rất quan trọng:
“Mọi người đều không muốn cảm thấy mình là một phần của danh sách gửi email hàng loạt. Vì vậy, mỗi email nên khiến người đọc cảm thấy nó được thiết kế để dành riêng cho họ. Những điều chỉnh nhỏ như sử dụng tên của người nhận và tham chiếu đến sở thích độc đáo của họ có thể tạo ra sự khác biệt lớn.”
4. Tối ưu hóa thiết kế email
Giao diện email phải đảm bảo hấp dẫn về mặt hình ảnh, thân thiện với thiết bị di động và được tối ưu hóa cho các công cụ gửi email khác nhau để đáp ứng đối tượng mục tiêu của bạn ở mọi nơi. Sắp xếp bố cục rõ ràng, hình ảnh hấp dẫn và sử dụng nội dung ngắn gọn để truyền tải thông điệp của bạn hiệu quả hơn.
5. Cung cấp nội dung phù hợp
Một trong những điều khiến người nhận nhanh chóng nhấn nút “Thư rác” chính là việc nhận những nội dung email không liên quan đến sở thích của họ. Susann Akers, một chủ doanh nghiệp, khuyên rằng bạn nên kiểm tra danh sách gửi thư trước khi gửi đi. Ví dụ, công ty văn phòng phẩm của cô không cần những dịch vụ kỹ thuật không liên quan. Dù bạn gửi thông tin mang tính giáo dục, ưu đãi đặc biệt hay nội dung độc quyền, hãy luôn tập trung vào việc mang lại giá trị cho người đăng ký. Điều này sẽ giúp giữ chân họ và duy trì sự quan tâm đến email của bạn. Hãy lưu trữ sở thích, mối quan tâm và các thông tin quan trọng khác trong hệ thống CRM của bạn để quản lý tốt hơn.
6. Đừng quên đính kèm một CTA rõ ràng và nổi bật
Cho dù mục tiêu của bạn là muốn khách hàng tải xuống một báo cáo, liên hệ với đội ngũ sales hay nâng cấp gói đăng ký, hãy đảm bảo rằng CTA này thật hấp dẫn và khuyến khích họ thực hiện hành động mà bạn mong muốn.
7. Thường xuyên đánh giá các yếu tố trong email
Đừng quên thường xuyên đánh giá các yếu tố khác nhau trong chiến dịch email của bạn, như tiêu đề, CTA hoặc bố cục nội dung, để xem điều gì thực sự thu hút khán giả của bạn.
Bạn có thể sử dụng phương pháp thử nghiệm A/B để so sánh các phiên bản khác nhau và tối ưu hóa email dựa trên những thông tin thu thập được.
8. Phân tích kết quả chiến dịch email
Theo dõi các chỉ số quan trọng như tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột, tỷ lệ chuyển đổi và tỷ lệ rời bỏ trong hệ thống CRM của bạn. Những dữ liệu này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu quả của các chiến dịch, xác định những điểm cần cải thiện và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa các chiến dịch trong tương lai.
Nên kết hợp các chiến dịch Email hàng loạt và CRM như thế nào?
Một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) như monday sales CRM cung cấp một nền tảng duy nhất để lưu trữ dữ liệu khách hàng, tự động hóa các chiến dịch Email hàng loạt và theo dõi hiệu suất bán hàng. Nó cho phép doanh nghiệp có được thông tin chi tiết về sở thích và hành vi của khách hàng để thúc đẩy các chiến dịch hiệu quả hơn.
Lợi ích của việc triển khai Email hàng loạt qua CRM là gì?
CRM không phải là giải pháp duy nhất để gửi Email hàng loạt, nhưng nó cung cấp những lợi thế khác biệt so với việc sử dụng phần mềm Email Marketing chuyên dụng, bao gồm:
1. Bảng điều khiển tập trung: Quản lý và tổ chức danh bạ một cách hiệu quả từ hệ thống CRM, bao gồm địa chỉ email, sở thích và giai đoạn trong quy trình bán hàng của từng khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp có thông tin chính xác và cập nhật nhất khi gửi Email hàng loạt. Trong monday sales CRM, dữ liệu về hiệu suất của các chiến dịch Email Marketing được tập trung hiển thị tại một nơi. Doanh nghiệp có thể sử dụng mã màu để đánh dấu thời điểm khi một nhóm khách hàng tiềm năng có thể sẵn sàng nhận thông tin, hoặc để bật thông báo để theo dõi.
2. Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng: Hệ thống CRM lưu trữ dữ liệu về tất cả khách hàng tiềm năng và các tương tác của đội ngũ bán hàng. Điều này cho phép doanh nghiệp tạo ra các chiến dịch tự động, gửi đến các khách hàng tiềm năng thông điệp phù hợp thông qua một chuỗi email, từ từ nuôi dưỡng sự quan tâm của họ đối với thương hiệu. Chuỗi email này sẽ được thiết kế để gửi đi vào những khoảng thời gian cụ thể, đưa khách hàng tiềm năng đi qua hành trình mua sắm phù hợp và cung cấp cho họ nội dung cùng các thông báo theo dõi kịp thời để tăng khả năng chuyển đổi thành khách hàng.
3. Phân khúc: Phần mềm CRM như monday sales CRM giúp doanh nghiệp dễ dàng chia nhỏ các liên hệ thành các nhóm dựa trên dữ liệu khách hàng tiềm năng. Ví dụ, bạn có thể phân khúc theo quy mô của công ty, lĩnh vực hoạt động hoặc vị trí địa lý, sau đó cá nhân hóa nội dung cho phù hợp với từng nhóm.
4. Báo cáo: Một hệ thống CRM chất lượng cung cấp khả năng theo dõi và phân tích chi tiết cho các chiến dịch email. Trong monday sales CRM, bạn có thể theo dõi tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột và tỷ lệ chuyển đổi ngay trong nền tảng, hoặc tích hợp với các phần mềm email marketing bên thứ ba như MailChimp để theo dõi chi tiết hơn. Những chỉ số này giúp đánh giá hiệu quả của các chiến dịch email, xác định những điểm cần cải thiện và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa chiến lược Marketing.
Cách gửi Email hàng loạt với monday sales CRM
monday sales CRM là một nền tảng hợp tác giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình Sales & Marketing từ đầu đến cuối. Ngoài các tính năng như đánh giá khách hàng tiềm năng, thông báo tự động và theo dõi các chiến dịch Marketing, nền tảng này còn cho phép sử dụng dịch vụ gửi Email hàng loạt. Điều này giúp doanh nghiệp gửi các email cá nhân hóa đến một lượng lớn khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại, đồng thời tiết kiệm thời gian cho đội ngũ bán hàng khi soạn thảo email phù hợp đến từng khách hàng để thu hút sự chú ý của họ.
Dưới đây là cách thực hiện:
-
Chọn các liên hệ cần gửi email bằng cách sử dụng phân khúc khi cần thiết.
-
Tích hợp với Gmail và Outlook theo nhu cầu của doanh nghiệp.
-
Sử dụng các cột tùy chỉnh trong email để cá nhân hóa thông điệp cho từng người nhận. Các template monday sales CRM cung cấp có thể giúp đơn giản hóa quy trình hơn nữa.
-
Gửi email hàng ngày theo mục tiêu bán hàng. monday sales CRM cho phép gửi tối đa 2.000 email mỗi ngày. Lưu ý: giới hạn hàng ngày của nhà cung cấp email của bạn có thể được áp dụng.
-
Sử dụng monday sales CRM để theo dõi kết quả của các chiến dịch Email hàng loạt, hiển thị các chỉ số quan trọng như tỷ lệ mở, phản hồi và số lượng đăng ký từ hơn 15 chế độ xem bảng động. Dữ liệu quý giá này sẽ giúp doanh nghiệp thử nghiệm các cách sắp xếp bố cục và cá nhân hóa email khác nhau, từ đó tối ưu hóa nội dung nếu cần.
Doanh nghiệp bạn đã triển khai hiệu quả và thành công các chiến dịch Email hàng loạt chưa? Nếu bạn còn đang bỏ lỡ nhiều cơ hội bán hàng, hãy đăng ký ngay một buổi demo với monday sales CRM để bắt đầu tạo ra các chiến dịch email hấp dẫn dành cho khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại.
