AI đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, từ những việc nhỏ nhặt như nghe nhạc, mở khóa điện thoại bằng Face ID đến những công việc phức tạp hơn như lái xe tự động. Sự xuất hiện của ChatGPT vào tháng 11 năm 2022 đã càng thúc đẩy sự ứng dụng của AI vào trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong đó, đội ngũ sales đã nhanh chóng tận dụng AI để tạo ra các email một cách nhanh chóng và cá nhân hóa hơn, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc. Bài viết này sẽ đi sâu vào các use case phổ biến và các phương pháp triển khai hay nhất khi ứng dụng AI vào trong email. Bên cạnh đó, chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết về trợ lý AI Email trong monday.com, một công cụ hữu ích giúp bạn tự động hóa quá trình viết email và tối ưu nguồn lực doanh nghiệp.
Công cụ tạo Email AI là gì?
Công cụ tạo Email AI là một công cụ thông minh sử dụng trí tuệ nhân tạo để tự động hóa việc viết email. Nhờ khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên, công cụ này có thể tạo ra những email chất lượng cao, cá nhân hóa chỉ trong vài giây. Các đội ngũ bán hàng có thể tận dụng công cụ này để viết email giới thiệu sản phẩm, tạo các chiến dịch Email Marketing, hoặc đơn giản là trả lời khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Các tính năng nổi bật của công cụ tạo Email AI sẽ khác nhau tùy thuộc vào nền tảng, nhưng thường sẽ bao gồm:
-
Viết email từ đầu
-
Chỉnh sửa và cải thiện nội dung email
-
Tạo ra các phản hồi tự động
-
Thử nghiệm các dòng tiêu đề các nhau để xem tiêu đề nào phù hợp với đối tượng gửi nhất
-
Tạo template email cho các tình huống phổ biến, chẳng hạn như email chào mừng khách hàng mới, email cảm ơn sau khi giao dịch, hay những email nhắc nhở khách hàng về các sản phẩm mới.
Với công cụ tạo Email AI, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được thời gian và công sức mà còn tăng hiệu quả làm việc và cải thiện chất lượng tương tác với khách hàng.
Lợi ích của việc sử dụng công cụ tạo email AI
Viết email đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống và công việc của chúng ta. Nhưng bạn có biết rằng, ngay cả những người gõ bàn phím nhanh nhất cũng có thể tận dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo để nâng cao hiệu quả công việc của mình không?
Tiết kiệm thời gian
Công cụ tạo email AI không chỉ đơn thuần là một công cụ hỗ trợ, mà còn là một người trợ lý đắc lực giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Nghiên cứu của công ty lead gen B2B Growthonics cho thấy đội ngũ bán hàng thường dành 60% thời gian làm việc của họ cho việc viết email. Trong một tháng, họ mất 31 giờ để trả lời email và quản lý hộp thư đến. AI có thể tiết kiệm được cho họ khoảng thời gian này, thay vì dành hàng giờ để soạn thảo email, bạn có thể tập trung vào những công việc chiến lược hơn như xây dựng mối quan hệ với khách hàng và chốt đơn hàng.
Duy trì thông điệp nhất quán
Bằng cách tự động hóa việc viết email, AI cũng giúp bạn duy trì sự nhất quán trong thông điệp truyền thông, trên tất cả các kênh từ social media, print ads đến email. AI giúp đảm bảo thông điệp được sắp xếp hợp lý, phản ánh đúng giọng điệu, phong cách và thông điệp chính mà thương hiệu muốn truyền tải, từ đó xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho thương hiệu.
A/B Testing
Bên cạnh đó, email AI cũng là một công cụ đắc lực để tối ưu hóa chiến dịch email marketing của doanh nghiệp. Với khả năng tạo ra nhiều phiên bản email khác nhau và kiểm tra hiệu quả của từng phiên bản, AI có thể hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các chiến dịch A/B testing, xác định xem nội dung, dòng tiêu đề hay lời kêu gọi hành động nào đang hiệu quả nhất, từ đó tìm ra cách tiếp cận tốt nhất để thu hút khách hàng. Nhờ đó, tỷ lệ mở email và chuyển đổi sẽ được cải thiện đáng kể.
Cá nhân hóa
Một trong những lợi ích nổi bật khác của trình tạo email AI là khả năng cá nhân hóa nội dung. Bằng cách kết hợp thông tin cá nhân của người nhận vào email, bạn sẽ tạo ra những thông điệp chân thành và gần gũi hơn, từ đó tăng khả năng thuyết phục khách hàng. Thông tin người nhận ở đây có thể bao gồm tên, công ty, đề xuất sản phẩm/dịch vụ, hoặc các tương tác trước đây của khách hàng với thương hiệu.
Tóm lại, trình tạo email AI là một công cụ không thể thiếu đối với bất kỳ ai muốn nâng cao hiệu quả công việc và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.
5 use case phổ biến ứng dụng trình tạo email AI trong bán hàng
Không phải email nào cũng giống nhau cả về nội dung lẫn hình thức. Với vô vàn tình huống khác nhau trong kinh doanh, doanh nghiệp cần phải sử dụng những mẫu email đa dạng để phù hợp với từng giai đoạn của quy trình bán hàng. Và đó là lúc công cụ tạo email AI phát huy tác dụng.
Công cụ tạo email AI sẽ giúp bạn tạo ra mọi loại email cần thiết, từ những cold email đầy ấn tượng đến những email chăm sóc khách hàng chu đáo. Cùng điểm qua những loại email phổ biến và vai trò của chúng trong phần dưới đây:
-
Email chào hàng: Tạo ấn tượng ngay từ đầu với những email giới thiệu sản phẩm/dịch vụ được cá nhân hóa, giúp khách hàng tiềm năng hiểu rõ hơn về giá trị mà bạn mang lại.
-
Email theo dõi (Follow-up emails): Giữ liên lạc với khách hàng một cách thông minh và đúng thời điểm. Sau mỗi cuộc gặp, sự kiện hay tương tác, bạn có thể gửi những email theo dõi để duy trì mối quan hệ và đưa cuộc trò chuyện đi xa hơn.
-
Email khôi phục liên hệ: Đừng để khách hàng cũ lãng quên bạn, hãy sử dụng công cụ tạo email AI để tạo ra những email hấp dẫn để thu hút họ quay trở lại. Bạn có thể nhắc nhở họ về các lần mua trước đó hoặc đề xuất các sản phẩm mới mà họ có thể quan tâm.
-
Email thông báo: Giới thiệu những sản phẩm mới, ưu đãi đặc biệt đến khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
-
Email bán chéo/bán lên (Cross-selling/Upselling): Tăng doanh thu bằng cách gợi ý những sản phẩm/dịch vụ liên quan, giúp khách hàng tối đa hóa trải nghiệm mua sắm. Đây là một kỹ thuật bán hàng hiệu quả, theo HubSpot, 72% người sử dụng kỹ thuật upsell và 74% người sử dụng kỹ thuật cross-sell tiết lộ rằng nó thúc đẩy tới 30% doanh thu của họ.
4 phương pháp triển khai tốt nhất trong quá trình sử dụng email AI
AI là một công cụ hỗ trợ tuyệt vời, nhưng nó không thể thay thế hoàn toàn tương tác của con người. Doanh nghiệp hãy ứng dụng AI một cách thông minh, kết hợp sự đồng cảm với yếu tố công nghệ để đưa ra chiến lược triển khai tốt nhất cho doanh nghiệp mình.
Dưới đây là một số lưu ý giúp doanh nghiệp ứng dụng AI tốt hơn trong quá trình triển khai:
Duy trì giọng điệu của con người
Mặc dù AI đã rất thông minh trong việc tạo ra văn bản bằng cách sử dụng công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên, nhưng để email của bạn thật sự ấn tượng và gần gũi, hãy thêm vào đó chút "gia vị" của con người (đó chính là bạn).
Hãy tưởng tượng AI như một người đồng nghiệp tài năng, giúp bạn hoàn thành phần lớn công việc. Tuy nhiên, để bản nháp trở nên hoàn hảo, bạn nên dành chút thời gian để chỉnh sửa và bổ sung cá tính riêng. Đừng ngại thêm vào một chút hài hước, một câu chuyện nhỏ, hay đơn giản chỉ là thay đổi một vài từ để tạo nên một giọng điệu thật đặc biệt.
Luôn duyệt lại nội dung trước khi gửi
Đừng quên kiểm tra lại thật kỹ trước khi gửi nhé! Mặc dù AI đã rất giỏi trong việc kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp, nhưng đôi khi nó vẫn có thể bỏ sót một vài chi tiết nhỏ. Hãy đảm bảo rằng email của bạn không chỉ đúng ngữ pháp mà còn phù hợp với hình ảnh thương hiệu của bạn.
Theo dõi số liệu email
Số liệu email là những dữ kiện vô cùng quan trọng giúp bạn nhìn ra email nào đang hoạt động hiệu quả, email nào không. So sánh kết quả của email do AI tạo ra và email do bạn viết để xem đâu là cách tiếp cận tốt nhất (theo dõi các chỉ số như tỷ lệ mở, chuyển đổi, tương tác). Điều này sẽ giúp bạn tối ưu hóa chiến dịch email marketing của mình và đạt được hiệu quả cao nhất.
Và cuối cùng, hãy nhớ rằng, trong những tình huống đòi hỏi sự đồng cảm và chân thành, chẳng có gì có thể thay thế được một email được viết hoàn toàn bằng con người. Điều này mang lại sự chân thực cũng như cảm xúc tự nhiên mà không một AI nào hiện nay có thể thay thế.
monday AI: "Người trợ lý" không thể thiếu trong mọi đội ngũ bán hàng
Nếu bạn đã sẵn sàng khám phá sức mạnh và hiệu quả mà AI mang lại thì hãy thử nghiệm tính năng "trợ lý AI monday" trong monday sales CRM. Đội ngũ Sales & Marketing của công ty bạn chắc hẳn sẽ yêu thích những tính năng sau:
Trợ lý AI được tích hợp sẵn
Trợ lý AI monday được tích hợp sẵn vào monday sales CRM. Công cụ này nằm trong ứng dụng Email & Activities, vì vậy bạn không cần phải chuyển sang một phần mềm khác hoặc mở cửa sổ mới để truy cập công nghệ đột phá này. Bạn sẽ thấy một biểu tượng "AI" bên cạnh nút "Gửi" trong cửa sổ email của bạn - nhấp vào đó để khởi động trợ lý AI monday.
Tạo thông điệp bán hàng
Viết hoặc trả lời thông điệp bán hàng chỉ với một cú nhấp chuột. Trợ lý AI monday sẽ gợi ý một số lời nhắc mẫu, như "Chia sẻ thông tin về một sản phẩm mới mà khách hàng của bạn có thể quan tâm." Hoặc bạn có thể tạo ra các câu lệnh của riêng mình.
Chỉnh sửa thông điệp trong email
Nếu bạn muốn có một góc nhìn khác về nội dung email của mình, hãy sử dụng trợ lý AI của monday để tối ưu thông điệp hiện có trong email. AI sẽ giúp bạn cải thiện nội dung, từ việc chọn từ ngữ cho đến sắp xếp câu cú, giúp thông điệp của bạn trở nên ấn tượng và thuyết phục hơn.
Tích hợp
monday sales CRM kết nối mượt mà với hơn 72 công cụ, bao gồm hầu hết các phần mềm bạn đang sử dụng, từ Gmail, Outlook đến các phần mềm marketing như Mailchimp. Điều này có nghĩa là bạn có thể quản lý toàn bộ quy trình bán hàng của mình ngay tại một nơi, từ việc nhập dữ liệu khách hàng đến việc gửi email tự động.
Tự động hóa
Tự động hóa trong monday sales CRM hoạt động theo nguyên lý if else, tức là một hành động sẽ được thực hiện sau khi một sự kiện cụ thể đã xảy ra. Ví dụ bạn có thể thiết lập luồng tự động: sau khi bạn gửi một email đi thì hệ thống sẽ tự động thông báo cho một thành viên trong nhóm hoặc thay đổi trạng thái của một nhiệm vụ.
Kết
Trợ lý AI monday hiện đang trong giai đoạn thử nghiệm Beta và đang được triển khai dần cho một số người dùng trong monday sales CRM.
Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn và triển khai monday sales CRM hoặc có bất cứ câu hỏi nào dành cho Rikkei Digital về monday.com, email AI, vui lòng để lại thông tin trong form bên dưới để được tư vấn sớm nhất.
